Comprehensive study guide covering MS Word and MS Excel features, functions, shortcuts, and applications for UPSSSC Mains. UPSSSC लोअर मेन्स के लिए MS Word और MS Excel की विशेषताओं, कार्यों, शॉर्टकट और अनुप्रयोगों को कवर करने वाली मार्गदर्शिका।
Exhaustive Thematic Flow • 6 Pillars • Word Interface & .docx • Formatting & Mail Merge • Excel 1,048,576 Rows & 16,384 Cols • Cell Referencing ($) • Formulas & Errors • Essential Shortcuts समग्र विषयवार संकल्पना प्रवाह • 6 प्रमुख स्तंभ • वर्ड इंटरफेस व .docx • मेल मर्ज • एक्सेल ग्रिड (10,48,576 पंक्तियाँ व 16,384 कॉलम) • सेल रेफरेंसिंग ($) • फॉर्मूला त्रुटियां • अनिवार्य शॉर्टकट
.docx format (OpenXML compressed ZIP package containing XML files, images, and relationships). Legacy pre-2007 format is binary .doc.
फाइल एक्सटेंशन: आधुनिक वर्ड फाइलों का एक्सटेंशन .docx (ओपन XML प्रारूप) होता है। 2007 से पहले की फाइलों का एक्सटेंशन बाइनरी .doc था। टेम्पलेट फाइल .dotx होती है।
Ctrl+Enter. Section Breaks: Essential for applying different page numbering or headers/footers in different chapters.
अलाइनमेंट एवं ब्रेक्स: चार अलाइनमेंट: लेफ्ट (Ctrl+L), सेंटर (Ctrl+E), राइट (Ctrl+R), जस्टिफाई (Ctrl+J)। पेज ब्रेक का शॉर्टकट Ctrl+Enter है। अलग-अलग हेडर हेतु सेक्शन ब्रेक जरूरी है।
C10). Formula Bar: Displays the actual formula or text stored within the active cell. Excel zoom range is 10% to 400% (unlike Word's 500%).
नेम बॉक्स बनाम फॉर्मूला बार: नेम बॉक्स: वर्तमान सक्रिय सेल का पता (उदा. A1, C10) प्रदर्शित करता है। फॉर्मूला बार: सेल में टाइप किया गया वास्तविक फॉर्मूला या टेक्स्ट दिखाता है। एक्सेल ज़ूम सीमा 10% से 400% है।
=. Relative Referencing (default, e.g. =A1): References adjust automatically when dragged/copied. Absolute Referencing (e.g. =$A$1): Dollar sign ($) locks row and column; does NOT change when copied (toggled with F4 key). Mixed Referencing: Either row or column locked (=$A1 or =A$1).
सेल संदर्भ के तीन प्रकार: फॉर्मूला सदैव = से शुरू होता है। रिलेटिव: कॉपी करने पर स्वतः बदलता है (=A1)। एब्सोल्यूट (Absolute): डॉलर चिह्न ($) द्वारा पंक्ति व कॉलम लॉक; कभी नहीं बदलता (=$A$1); F4 कुंजी से डॉलर लगता है। मिश्रित: केवल एक लॉक ($A1 या A$1)।
Alt+= automatically inserts the =SUM() formula above or left. F2 enters cell edit mode directly. F11 creates an instant chart on a new sheet. Ctrl+; inserts the system current date. Ctrl+Shift+: inserts the current time.
प्रमुख एक्सेल शॉर्टकट: Alt+= से ऑटोसम (=SUM) फॉर्मूला स्वतः लगता है; F2 सेल एडिट मोड खोलता है; F11 चयनित डेटा का तत्काल चार्ट बनाता है; Ctrl+; वर्तमान तारीख तथा Ctrl+Shift+: वर्तमान समय डालता है।
Ctrl+K inserts a clickable Hyperlink. Ctrl+Enter inserts a Page Break. Ctrl+Shift+> increases font size by 1 point. Ctrl+D opens the Font dialog box. Ctrl+H opens the Find and Replace dialog.
प्रमुख वर्ड शॉर्टकट: Ctrl+K हाइपरलिंक जोड़ता है; Ctrl+Enter पेज ब्रेक देता है; Ctrl+D फॉन्ट डायलॉग बॉक्स खोलता है; तथा Ctrl+H फाइंड एवं रिप्लेस बॉक्स खोलता है।
.docx (XML-based format introduced in Word 2007; older versions used .doc). Macro-enabled template is .dotm.
.docx (Word 2007 से XML आधारित; पुराने संस्करणों में .doc था)।
| Excel Specificationएक्सेल विनिर्देश | Exact Value / Limitमानक मान / सीमा | Exam Context & Detailsपरीक्षा उपयोगी विवरण |
|---|---|---|
| Total Rows in a Worksheetवर्कशीट में कुल पंक्तियाँ (Rows) | 1,048,576 rows | Numbered 1 to 1048576 (in .xlsx; old .xls had 65,536 rows).संख्या 1 से 10,48,576 तक (पुराने .xls में 65,536 थीं)। |
| Total Columns in a Worksheetवर्कशीट में कुल कॉलम (Columns) | 16,384 columns | Labeled A to Z, then AA to ZZ, ending at XFD (old .xls ended at IV / 256 columns).A से Z, फिर AA से ZZ, अंतिम कॉलम XFD है। |
| Default File Extensionडिफ़ॉल्ट फाइल एक्सटेंशन | .xlsx |
Excel Workbook (XML Open Format). Macro-enabled workbook is .xlsm.एक्सेल वर्कबुक (.xlsx); मैक्रो वर्कबुक (.xlsm)। |
| First and Last Cell Addressप्रथम एवं अंतिम सेल का पता | A1 to XFD1048576 |
A cell is formed by the intersection of a row and a column. Active cell address appears in Name Box.पंक्ति व कॉलम के मिलन से सेल बनता है। सक्रिय सेल का पता नेम बॉक्स में दिखता है। |
| Default Number of Worksheetsनई वर्कबुक में डिफ़ॉल्ट वर्कशीट संख्या | 1 Worksheet | Modern Excel creates 1 sheet (Sheet1) by default (older Excel created 3 sheets).आधुनिक एक्सेल में 1 शीट होती है (Sheet1)। |
A1): The default mode. When a formula containing relative references is copied down or across, the row and column coordinates adjust automatically relative to the new position.
सापेक्ष संदर्भ (Relative): डिफ़ॉल्ट रूप। फॉर्मूला कॉपी करने पर सेल का पता नए स्थान के अनुसार स्वतः बदल जाता है (उदा. =A1+B1 को नीचे खींचने पर =A2+B2 बन जाएगा)।
$A$1): Uses the dollar sign ($) before both column letter and row number. Locks the cell completely; coordinates never change when formula is copied. Press F4 while editing to toggle.
निरपेक्ष संदर्भ (Absolute): डॉलर चिन्ह $ द्वारा कॉलम और पंक्ति दोनों को लॉक कर दिया जाता है (उदा. $A$1)। फॉर्मूला कॉपी करने पर यह पता कभी नहीं बदलता। F4 दबाकर डॉलर चिन्ह लगाया जाता है।
$A1 or A$1): Either only the column is locked ($A1) or only the row is locked (A$1).
मिश्रित संदर्भ (Mixed): या तो केवल कॉलम लॉक होता है ($A1) या केवल पंक्ति लॉक होती है (A$1)।
Rule: In MS Excel, all formulas and functions MUST begin with an equal sign (=). If entered without =, Excel treats the entry as plain text.
नियम: MS Excel में सभी सूत्र (Formulas) सदैव बराबर के चिन्ह (=) से शुरू होने चाहिए। यदि = नहीं लगाया जाए तो एक्सेल उसे साधारण टेक्स्ट मान लेता है।
| Functionफंक्शन | Syntax Exampleसिंटैक्स उदाहरण | Operational Behaviorकार्यप्रणाली |
|---|---|---|
| SUM | =SUM(A1:A10) |
Adds all numbers in the specified cell range. Shortcut: Alt + = (AutoSum).दिए गए सेल परास के सभी नंबरों का योग निकालता है (शॉर्टकट: Alt + =)। |
| COUNT vs COUNTA | =COUNT(A1:A10) vs =COUNTA(A1:A10) |
COUNT counts cells containing numbers only. COUNTA counts all non-empty cells (numbers, text, logical values).COUNT केवल संख्याओं वाले सेल गिनता है; COUNTA सभी भरे हुए सेल (टेक्स्ट व संख्याएं) गिनता है। |
| COUNTIF | =COUNTIF(B1:B20, ">50") |
Counts the number of cells within a range that satisfy a given criteria or condition.दिए गए नियम/शर्त को पूरा करने वाले सेलों की संख्या गिनता है। |
| IF | =IF(C1>=33, "Pass", "Fail") |
Returns one value if a condition evaluates to TRUE and another value if FALSE.शर्त सही होने पर पहला मान, गलत होने पर दूसरा मान लौटाता है। |
| VLOOKUP | =VLOOKUP(101, A2:D50, 3, FALSE) |
Vertical Lookup: Searches for a key value in the leftmost column of a table and returns a value from the specified column in the same row.ऊर्ध्वाधर लुकअप: तालिका के पहले कॉलम में मान ढूंढकर उसी पंक्ति के संबंधित कॉलम का मान लौटाता है। |
##### : The column is not wide enough to display the number, or negative date/time is encountered. (Fix: Double-click column header boundary to auto-fit width).
##### : कॉलम की चौड़ाई संख्या दिखाने के लिए कम पड़ रही है (कॉलम को चौड़ा करें)।
#DIV/0! : The formula attempts to divide a number by zero or by an empty cell.
#DIV/0! : किसी संख्या को शून्य (0) से भाग देने का प्रयास किया गया है।
#NAME? : Excel does not recognize text in the formula (typically misspelled function name, e.g. =SMM(A1:A5) instead of =SUM).
#NAME? : फंक्शन के नाम की वर्तनी गलत है (जैसे SUM की जगह SMM लिख दिया गया हो)।
#VALUE! : The formula has wrong type of argument (e.g., attempting mathematical addition on a text cell: =A1 + "Apple").
#VALUE! : गलत डेटा प्रकार (जैसे संख्या में टेक्स्ट जोड़ने का प्रयास)।
#REF! : Invalid cell reference; occurs when cells referenced in a formula were deleted.
#REF! : अमान्य सेल संदर्भ (फॉर्मूले से संबंधित मूल सेल को डिलीट कर दिया गया है)।
| Shortcut Keyशॉर्टकट कुंजी | Action in MS WordMS Word में कार्य | Action in MS ExcelMS Excel में कार्य |
|---|---|---|
| F2 | Move text or graphicsटेक्स्ट ले जाना | Edit the active cell (कर्सर सेल के अंदर डालना) |
| F4 | Repeat last action / Redo | Toggle Cell Reference ($) (Relative → Absolute) |
| F7 | Spelling and Grammar Check | Spelling Check |
| Shift + F7 | Thesaurus (Synonyms dictionary) | Thesaurus / Research pane |
| F12 | Save As dialog | Save As dialog |
| Ctrl + Enter | Insert Page Break | Fill selected cells with current entry |
| Shift + F11 | Go to previous field | Insert a new Worksheet |
| Ctrl + ; (Semicolon) | Insert symbol | Insert Current Date (आज की तारीख दर्ज करना) |
| Ctrl + Shift + : (Colon) | Insert symbol | Insert Current Time (वर्तमान समय दर्ज करना) |
| Alt + = | Insert math equation | AutoSum (स्वतः योग फॉर्मूला =SUM() लगाना) |
| Ctrl + K | Insert Hyperlink | Insert Hyperlink |
| Ctrl + H | Find and Replace dialog | Find and Replace dialog |
| Exam Question Topicपरीक्षा प्रश्न विषय | Core Exam Fact & Detailsमहत्वपूर्ण तथ्य एवं विवरण |
|---|---|
| Total number of rows in an MS Excel worksheet (.xlsx)MS Excel (.xlsx) में कुल पंक्तियों (Rows) की संख्या | 1,048,576 rows.10,48,576 पंक्तियाँ। |
| Total number and name of last column in MS ExcelMS Excel में कुल कॉलम एवं अंतिम कॉलम का नाम | 16,384 columns; last column is XFD.16,384 कॉलम; अंतिम कॉलम XFD है। |
| Character that MUST precede every formula in MS Excelएक्सेल में प्रत्येक फॉर्मूले से पहले अनिवार्य चिन्ह | Equal sign (=).बराबर का चिन्ह (=)। |
| Key used to toggle absolute cell reference ($) in Excelएक्सेल में निरपेक्ष संदर्भ ($) टॉगल करने की कुंजी | F4 Key.F4 कुंजी। |
| Shortcut key to insert AutoSum formula in Excelएक्सेल में ऑटोसम लगाने की शॉर्टकट कुंजी | Alt + =.Alt + =। |
| Shortcut key to edit the active cell in Excelसक्रिय सेल को संपादित (Edit) करने की कुंजी | F2 Key.F2 कुंजी। |
| Default number of lines dropped by Drop Cap in MS WordMS Word में ड्रॉप कैप द्वारा डिफ़ॉल्ट रूप से घिरी पंक्तियाँ | 3 lines (Maximum allowed is 10 lines).3 पंक्तियाँ (अधिकतम सीमा: 10 पंक्तियाँ)। |
| Shortcut to run Spelling and Grammar check in Wordस्पेलिंग व ग्रामर जांच की शॉर्टकट कुंजी | F7 Key (Thesaurus is Shift + F7).F7 कुंजी (थिसॉरस: Shift + F7)। |
| Shortcut key to insert a Page Break in MS WordMS Word में पेज ब्रेक डालने की शॉर्टकट कुंजी | Ctrl + Enter.Ctrl + Enter। |
| Error displayed in Excel when a number is divided by zeroएक्सेल में किसी संख्या को 0 से भाग देने पर प्रदर्शित एरर | #DIV/0!.#DIV/0!। |