कार्यालय आदेश, अधिसूचना (गज़ट) और परिपत्र (परिपत्रक) सम्बन्धी प्रश्न एवं नियम कार्यालय आदेश, अधिसूचना (गज़ट) और परिपत्र (परिपत्रक) सम्बन्धी प्रश्न एवं नियम
उत्तर प्रदेश अधीनस्थ सेवा चयन आयोग (UPSSSC) इंटरमीडिएट स्तरीय मुख्य परीक्षा हेतु कार्यालय आदेश, अधिसूचना, परिपत्र एवं संबंधित शासकीय प्रारूपण उपकरणों पर विस्तृत बिंदुवार पुनरीक्षण नोट्स। उत्तर प्रदेश अधीनस्थ सेवा चयन आयोग (UPSSSC) इंटरमीडिएट स्तरीय मुख्य परीक्षा हेतु कार्यालय आदेश, अधिसूचना, परिपत्र एवं संबंधित शासकीय प्रारूपण उपकरणों पर विस्तृत बिंदुवार पुनरीक्षण नोट्स।
1. शासकीय पत्राचार एवं प्रारूपण का परिचय 1. शासकीय पत्राचार एवं प्रारूपण का परिचय
सीधा परीक्षा तथ्य: उत्तर प्रदेश राज्य प्रशासन में शासकीय पत्र 'सचिवालय नियमावली' द्वारा शासित होते हैं, जो पूर्णतः औपचारिक शैली, मानक पदानुक्रम और अन्य पुरुष (impersonal) शैली को सुनिश्चित करते हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: उत्तर प्रदेश राज्य प्रशासन में शासकीय पत्र 'सचिवालय नियमावली' द्वारा शासित होते हैं, जो पूर्णतः औपचारिक शैली, मानक पदानुक्रम और अन्य पुरुष (impersonal) शैली को सुनिश्चित करते हैं।
| प्रारूप का प्रकारप्रारूप का प्रकार | प्राथमिक उद्देश्यप्राथमिक उद्देश्य | वाच्य / शैलीवाच्य / शैली | लक्षित प्राप्तकर्तालक्षित प्राप्तकर्ता |
|---|---|---|---|
| कार्यालय आदेशकार्यालय आदेश | आंतरिक प्रशासन एवं सेवा संबंधी मामलेआंतरिक प्रशासन एवं सेवा संबंधी मामले | अन्य पुरुषअन्य पुरुष | अधीनस्थ कर्मचारी/अधिकारीअधीनस्थ कर्मचारी/अधिकारी |
| अधिसूचनाअधिसूचना | कानूनों/नियमों का राजपत्र में प्रकाशनकानूनों/नियमों का राजपत्र में प्रकाशन | अन्य पुरुषअन्य पुरुष | आम जनता एवं सरकारी पदाधिकारीआम जनता एवं सरकारी पदाधिकारी |
| परिपत्रपरिपत्र | अनेक कार्यालयों को नीति का एक साथ प्रेषणअनेक कार्यालयों को नीति का एक साथ प्रेषण | अन्य पुरुष / उत्तम पुरुषअन्य पुरुष / उत्तम पुरुष | अनेक अधीनस्थ कार्यालय/विभागअनेक अधीनस्थ कार्यालय/विभाग |
| कार्यालय ज्ञापकार्यालय ज्ञाप | वित्तीय स्वीकृति या अंतर-विभागीय संचारवित्तीय स्वीकृति या अंतर-विभागीय संचार | अन्य पुरुषअन्य पुरुष | आंतरिक कर्मचारी या विभागआंतरिक कर्मचारी या विभाग |
| अनुस्मारकअनुस्मारक | लंबित उत्तरों या कार्यों में तेजी लानालंबित उत्तरों या कार्यों में तेजी लाना | अन्य पुरुषअन्य पुरुष | त्रुटिपूर्ण कार्यालय या अधिकारीत्रुटिपूर्ण कार्यालय या अधिकारी |
- सचिवालय मैनुअल अधिदेश उत्तर प्रदेश में सभी सरकारी पत्राचार को लेआउट, संख्यांकन और प्रेषण के संबंध में 'उत्तर प्रदेश सचिवालय नियमावली' में निर्धारित दिशानिर्देशों का सख्ती से पालन करना चाहिए। उत्तर प्रदेश में सभी सरकारी पत्राचार को लेआउट, संख्यांकन और प्रेषण के संबंध में 'उत्तर प्रदेश सचिवालय नियमावली' में निर्धारित दिशानिर्देशों का सख्ती से पालन करना चाहिए।
- अवैयक्तिक स्वर (अन्य पुरुष) नौकरशाही निष्पक्षता और संस्थागत तटस्थता बनाए रखने के लिए आधिकारिक पत्र, आदेश और अधिसूचनाएं सार्वभौमिक रूप से अन्य पुरुष (Third Person) में तैयार की जाती हैं। नौकरशाही निष्पक्षता और संस्थागत तटस्थता बनाए रखने के लिए आधिकारिक पत्र, आदेश और अधिसूचनाएं सार्वभौमिक रूप से अन्य पुरुष (Third Person) में तैयार की जाती हैं।
- पत्र क्रमांकन प्रणाली प्रत्येक आधिकारिक प्रारूप पर शीर्ष बाईं ओर एक अद्वितीय संदर्भ प्रेषण संख्या (पत्रांक संख्या) प्रदर्शित होनी चाहिए, जिसके बाद विभाग का नाम और अनुभाग आता है। प्रत्येक आधिकारिक प्रारूप पर शीर्ष बाईं ओर एक अद्वितीय संदर्भ प्रेषण संख्या (पत्रांक संख्या) प्रदर्शित होनी चाहिए, जिसके बाद विभाग का नाम और अनुभाग आता है।
- दिनांक एवं स्थान प्लेसमेंट सचिवालय मानदंडों के तहत दिनांक और स्थान अनिवार्य घटक हैं, जिन्हें प्रारूपण पत्र के ऊपरी दाएं कोने पर रखा जाता है। सचिवालय मानदंडों के तहत दिनांक और स्थान अनिवार्य घटक हैं, जिन्हें प्रारूपण पत्र के ऊपरी दाएं कोने पर रखा जाता है।
- नाम के ऊपर पदनाम शासकीय पत्राचार केवल अधिकारी की आधिकारिक क्षमता में पदनाम द्वारा किया जाता है, व्यक्तिगत नाम से कभी नहीं, सिवाय गोपनीय अर्ध-सरकारी पत्रों के। शासकीय पत्राचार केवल अधिकारी की आधिकारिक क्षमता में पदनाम द्वारा किया जाता है, व्यक्तिगत नाम से कभी नहीं, सिवाय गोपनीय अर्ध-सरकारी पत्रों के।
- संलग्नक प्रोटोकॉल यदि प्रारूप के साथ सहायक दस्तावेज संलग्न हैं, तो नीचे बाईं ओर 'संलग्नक' शब्द के साथ सटीक संख्या स्पष्ट रूप से इंगित की जानी चाहिए। यदि प्रारूप के साथ सहायक दस्तावेज संलग्न हैं, तो नीचे बाईं ओर 'संलग्नक' शब्द के साथ सटीक संख्या स्पष्ट रूप से इंगित की जानी चाहिए।
2. कार्यालय आदेश 2. कार्यालय आदेश
सीधा परीक्षा तथ्य: कार्यालय आदेश विशेष रूप से पदोन्नति, स्थानांतरण, अवकाश स्वीकृति और अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए जारी किए गए आंतरिक प्रशासनिक उपकरण हैं; ये कभी भी बाहरी नागरिकों को संबोधित नहीं किए जाते हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: कार्यालय आदेश विशेष रूप से पदोन्नति, स्थानांतरण, अवकाश स्वीकृति और अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए जारी किए गए आंतरिक प्रशासनिक उपकरण हैं; ये कभी भी बाहरी नागरिकों को संबोधित नहीं किए जाते हैं।
| विशेषताविशेषता | यूपी प्रशासन में मानक अभ्यासयूपी प्रशासन में मानक अभ्यास | परीक्षा की त्रुटि / अपवादपरीक्षा की त्रुटि / अपवाद |
|---|---|---|
| प्राप्तकर्ताप्राप्तकर्ता | आंतरिक अधीनस्थ और कर्मचारीआंतरिक अधीनस्थ और कर्मचारी | कभी भी नागरिकों या बाहरी निकायों को संबोधित नहींकभी भी नागरिकों या बाहरी निकायों को संबोधित नहीं |
| परिप्रेक्ष्यपरिप्रेक्ष्य | हमेशा अन्य पुरुष में लिखा जाता हैहमेशा अन्य पुरुष में लिखा जाता है | उत्तम पुरुष सर्वनाम (मैं, हम) का प्रयोग वर्जित हैउत्तम पुरुष सर्वनाम (मैं, हम) का प्रयोग वर्जित है |
| दायरादायरा | नियुक्ति, स्थानांतरण, अवकाश, अनुशासनात्मक कार्रवाईनियुक्ति, स्थानांतरण, अवकाश, अनुशासनात्मक कार्रवाई | सार्वजनिक कानून या नियम बनाने के लिए उपयोग नहीं किया जा सकतासार्वजनिक कानून या नियम बनाने के लिए उपयोग नहीं किया जा सकता |
| हस्ताक्षरहस्ताक्षर | सक्षम प्राधिकारी द्वारा पदनाम सहित हस्ताक्षरितसक्षम प्राधिकारी द्वारा पदनाम सहित हस्ताक्षरित | हमेशा नीचे दाएं कोने पर हस्ताक्षरहमेशा नीचे दाएं कोने पर हस्ताक्षर |
- केवल आंतरिक प्रशासन कार्यालय आदेश केवल आंतरिक कार्यालय प्रबंधन तक सीमित हैं, जो विभाग के प्रशासनिक पदानुक्रम के भीतर कर्मचारियों को प्रभावित करते हैं। कार्यालय आदेश केवल आंतरिक कार्यालय प्रबंधन तक सीमित हैं, जो विभाग के प्रशासनिक पदानुक्रम के भीतर कर्मचारियों को प्रभावित करते हैं।
- प्रथम व्यक्ति की अनुपस्थिति कार्यालय आदेश में कभी भी प्रत्यक्ष संबोधन या 'मैं' या 'हम' जैसे उत्तम पुरुष सर्वनामों का उपयोग नहीं होता है। इसमें 'यह आदेशित किया जाता है कि...' जैसी वस्तुनिष्ठ शब्दावली का प्रयोग होता है। कार्यालय आदेश में कभी भी प्रत्यक्ष संबोधन या 'मैं' या 'हम' जैसे उत्तम पुरुष सर्वनामों का उपयोग नहीं होता है। इसमें 'यह आदेशित किया जाता है कि...' जैसी वस्तुनिष्ठ शब्दावली का प्रयोग होता है।
- अनुशासनात्मक एवं सेवा मामले कार्यालय आदेशों के सामान्य विषयों में परिवीक्षा की पुष्टि, नियमित वेतन वृद्धि, विभागीय स्थानांतरण, निलंबन और बहाली शामिल हैं। कार्यालय आदेशों के सामान्य विषयों में परिवीक्षा की पुष्टि, नियमित वेतन वृद्धि, विभागीय स्थानांतरण, निलंबन और बहाली शामिल हैं।
- तत्काल प्रवर्तन कार्यालय आदेश जारी होने के साथ ही प्रभावी हो जाते हैं, जब तक कि आदेश के मुख्य भाग में कोई विशिष्ट भविष्य की तिथि का उल्लेख न हो। कार्यालय आदेश जारी होने के साथ ही प्रभावी हो जाते हैं, जब तक कि आदेश के मुख्य भाग में कोई विशिष्ट भविष्य की तिथि का उल्लेख न हो।
- सीसी वितरण (प्रतिलिपि) कार्यालय आदेशों की प्रतियां अनुपालन हेतु संबंधित लेखा अधिकारियों, व्यक्तिगत फाइलों और अधीनस्थ प्रमुखों को अनिवार्य रूप से पृष्ठांकित (प्रतिलिपि प्रेषित) की जाती हैं। कार्यालय आदेशों की प्रतियां अनुपालन हेतु संबंधित लेखा अधिकारियों, व्यक्तिगत फाइलों और अधीनस्थ प्रमुखों को अनिवार्य रूप से पृष्ठांकित (प्रतिलिपि प्रेषित) की जाती हैं।
- दाहिने हाथ का हस्ताक्षर जारी करने वाला प्राधिकारी नीचे दाईं ओर अपने आधिकारिक पदनाम की मुहर के साथ हस्ताक्षर करता है। जारी करने वाला प्राधिकारी नीचे दाईं ओर अपने आधिकारिक पदनाम की मुहर के साथ हस्ताक्षर करता है।
3. अधिसूचना 3. अधिसूचना
सीधा परीक्षा तथ्य: अधिसूचनाओं को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए आधिकारिक राजपत्र (Gazette) में प्रकाशित किया जाना चाहिए; ये वैधानिक नियमों, उच्च-स्तरीय नियुक्तियों और संवैधानिक आदेशों की घोषणा करती हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: अधिसूचनाओं को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए आधिकारिक राजपत्र (Gazette) में प्रकाशित किया जाना चाहिए; ये वैधानिक नियमों, उच्च-स्तरीय नियुक्तियों और संवैधानिक आदेशों की घोषणा करती हैं।
| पहलूपहलू | विवरण एवं कानूनी आवश्यकताविवरण एवं कानूनी आवश्यकता | UPSSSC परीक्षा फोकसUPSSSC परीक्षा फोकस |
|---|---|---|
| प्रकाशन माध्यमप्रकाशन माध्यम | आधिकारिक राजपत्र (उत्तर प्रदेश गजट)आधिकारिक राजपत्र (उत्तर प्रदेश गजट) | कानूनी प्रवर्तनीयता के लिए अनिवार्यकानूनी प्रवर्तनीयता के लिए अनिवार्य |
| व्याकरणिक रूपव्याकरणिक रूप | कर्मवाच्य, अन्य पुरुष, औपचारिक कानूनी शब्दावलीकर्मवाच्य, अन्य पुरुष, औपचारिक कानूनी शब्दावली | अक्सर 'अधिसूचना संख्या...' या 'संक्षिप्त नाम...' से शुरूअक्सर 'अधिसूचना संख्या...' या 'संक्षिप्त नाम...' से शुरू |
| विषय वस्तुविषय वस्तु | अधिनियम, वैधानिक नियम, उच्च-स्तरीय नियुक्तियांअधिनियम, वैधानिक नियम, उच्च-स्तरीय नियुक्तियां | आंतरिक कार्यालय आदेशों से भिन्नआंतरिक कार्यालय आदेशों से भिन्न |
| प्रभावी तिथिप्रभावी तिथि | राजपत्र में प्रकाशन की तिथि या निर्दिष्ट तिथिराजपत्र में प्रकाशन की तिथि या निर्दिष्ट तिथि | पूर्वव्यापी प्रभाव के लिए स्पष्ट कानूनी समर्थन आवश्यकपूर्वव्यापी प्रभाव के लिए स्पष्ट कानूनी समर्थन आवश्यक |
- राजपत्र प्रकाशन अधिसूचना एक औपचारिक कानूनी उपकरण है जो आधिकारिक राजपत्र में प्रकाशन के माध्यम से अपनी वैधता और सार्वजनिक सूचना प्राप्त करती है। अधिसूचना एक औपचारिक कानूनी उपकरण है जो आधिकारिक राजपत्र में प्रकाशन के माध्यम से अपनी वैधता और सार्वजनिक सूचना प्राप्त करती है।
- उच्च स्तरीय नियुक्तियाँ उच्च संवैधानिक गणमान्य व्यक्तियों, न्यायिक अधिकारियों, कुलपतियों और आयोग के सदस्यों की नियुक्तियां अधिसूचनाओं के माध्यम से घोषित की जाती हैं। उच्च संवैधानिक गणमान्य व्यक्तियों, न्यायिक अधिकारियों, कुलपतियों और आयोग के सदस्यों की नियुक्तियां अधिसूचनाओं के माध्यम से घोषित की जाती हैं।
- वैधानिक नियम एवं अधिनियम विधायी अधिनियमों के तहत बनाए गए नियम, जैसे सेवा नियम या नगरपालिका उपनियम, आधिकारिक अधिसूचनाओं के माध्यम से लागू किए जाते हैं। विधायी अधिनियमों के तहत बनाए गए नियम, जैसे सेवा नियम या नगरपालिका उपनियम, आधिकारिक अधिसूचनाओं के माध्यम से लागू किए जाते हैं।
- शीर्ष केंद्र शीर्षक पत्रों के विपरीत, एक अधिसूचना पृष्ठ के शीर्ष केंद्र में बोल्ड अक्षरों में 'अधिसूचना' शब्द को प्रमुखता से प्रदर्शित करती है। पत्रों के विपरीत, एक अधिसूचना पृष्ठ के शीर्ष केंद्र में बोल्ड अक्षरों में 'अधिसूचना' शब्द को प्रमुखता से प्रदर्शित करती है।
- राज्यपाल का अधिकार उत्तर प्रदेश में, राज्य-स्तरीय अधिसूचनाएं अक्सर राज्यपाल के नाम से (राज्यपाल के आदेश से) जारी की जाती हैं। उत्तर प्रदेश में, राज्य-स्तरीय अधिसूचनाएं अक्सर राज्यपाल के नाम से (राज्यपाल के आदेश से) जारी की जाती हैं।
- सार्वजनिक सूचना अनुमान राजपत्र में प्रकाशित होने के बाद, एक अधिसूचना कानूनी रूप से यह मान लेती है कि आम जनता को विधिवत सूचित कर दिया गया है; अधिसूचना की अज्ञानता कोई कानूनी बहाना नहीं है। राजपत्र में प्रकाशित होने के बाद, एक अधिसूचना कानूनी रूप से यह मान लेती है कि आम जनता को विधिवत सूचित कर दिया गया है; अधिसूचना की अज्ञानता कोई कानूनी बहाना नहीं है।
4. परिपत्र / गश्ती पत्र 4. परिपत्र / गश्ती पत्र
सीधा परीक्षा तथ्य: परिपत्र का उपयोग तब किया जाता है जब समान निर्देशों या नीतिगत निर्देशों को एक साथ कई अधीनस्थ कार्यालयों, निदेशालयों या जिलों में प्रसारित करना होता है।
सीधा परीक्षा तथ्य: परिपत्र का उपयोग तब किया जाता है जब समान निर्देशों या नीतिगत निर्देशों को एक साथ कई अधीनस्थ कार्यालयों, निदेशालयों या जिलों में प्रसारित करना होता है।
| पैरामीटरपैरामीटर | परिपत्रपरिपत्र | कार्यालय आदेशकार्यालय आदेश |
|---|---|---|
| लक्षित दर्शकलक्षित दर्शक | एक साथ अनेक कार्यालय, जिले या विभागएक साथ अनेक कार्यालय, जिले या विभाग | एकल कार्यालय या आंतरिक कर्मचारीएकल कार्यालय या आंतरिक कर्मचारी |
| प्राथमिक उद्देश्यप्राथमिक उद्देश्य | नीति का समान कार्यान्वयन या सूचना साझा करनानीति का समान कार्यान्वयन या सूचना साझा करना | विशिष्ट कार्मिक कार्रवाई (स्थानांतरण, अवकाश)विशिष्ट कार्मिक कार्रवाई (स्थानांतरण, अवकाश) |
| दायरादायरा | व्यापक प्रशासनिक या राज्यव्यापी परिचालनव्यापक प्रशासनिक या राज्यव्यापी परिचालन | सीमित प्रशासनिक या स्थानीय विभागीयसीमित प्रशासनिक या स्थानीय विभागीय |
| शीर्ष अंकनशीर्ष अंकन | प्रमुखता से 'परिपत्र' या 'गश्ती पत्र' अंकितप्रमुखता से 'परिपत्र' या 'गश्ती पत्र' अंकित | 'कार्यालय आदेश' के रूप में अंकित'कार्यालय आदेश' के रूप में अंकित |
- एक साथ प्रेषण परिपत्र या गश्ती पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब एक समान निर्देश को एक साथ अनेक अधीनस्थ कार्यालयों या जिला मुख्यालयों तक पहुंचना होता है। परिपत्र या गश्ती पत्र का उपयोग तब किया जाता है जब एक समान निर्देश को एक साथ अनेक अधीनस्थ कार्यालयों या जिला मुख्यालयों तक पहुंचना होता है।
- प्रशासनिक एकरूपता परिपत्र का मुख्य उद्देश्य प्रशासनिक अस्पष्टता को समाप्त करना और सभी क्षेत्रीय कार्यालयों में सरकारी नीति का समान अनुपालन सुनिश्चित करना है। परिपत्र का मुख्य उद्देश्य प्रशासनिक अस्पष्टता को समाप्त करना और सभी क्षेत्रीय कार्यालयों में सरकारी नीति का समान अनुपालन सुनिश्चित करना है।
- मानकीकृत स्वरूपण इसमें मानक आधिकारिक पत्रों की तरह ही पत्रांक, दिनांक और विषय शीर्ष होता है, लेकिन यह शीर्ष के नीचे स्पष्ट रूप से 'परिपत्र' प्रदर्शित करता है। इसमें मानक आधिकारिक पत्रों की तरह ही पत्रांक, दिनांक और विषय शीर्ष होता है, लेकिन यह शीर्ष के नीचे स्पष्ट रूप से 'परिपत्र' प्रदर्शित करता है।
- पता ब्लॉक परिपत्र में 'सेवा में' ब्लॉक में आमतौर पर 'समस्त जिलाधिकारी, उत्तर प्रदेश' या 'समस्त विभागाध्यक्ष' जैसी सामान्य श्रेणियां सूचीबद्ध होती हैं। परिपत्र में 'सेवा में' ब्लॉक में आमतौर पर 'समस्त जिलाधिकारी, उत्तर प्रदेश' या 'समस्त विभागाध्यक्ष' जैसी सामान्य श्रेणियां सूचीबद्ध होती हैं।
- अनिवार्य अनुपालन परिपत्र प्राप्त करने वाले अधीनस्थ कार्यालय प्राप्ति की सूचना देने और निर्धारित समय सीमा के भीतर निर्देशों को लागू करने के लिए बाध्य हैं। परिपत्र प्राप्त करने वाले अधीनस्थ कार्यालय प्राप्ति की सूचना देने और निर्धारित समय सीमा के भीतर निर्देशों को लागू करने के लिए बाध्य हैं।
- ऐतिहासिक नामकरण पारंपरिक यूपी प्रशासनिक शब्दावली में, परिपत्रों को अक्सर 'गश्ती पत्र' के रूप में जाना जाता था। पारंपरिक यूपी प्रशासनिक शब्दावली में, परिपत्रों को अक्सर 'गश्ती पत्र' के रूप में जाना जाता था।
5. कार्यालय ज्ञाप, अनुस्मारक एवं पृष्ठांकन 5. कार्यालय ज्ञाप, अनुस्मारक एवं पृष्ठांकन
सीधा परीक्षा तथ्य: कार्यालय ज्ञाप वित्तीय स्वीकृतियों या अंतर-विभागीय संचार को बिना औपचारिक समारोहों के संभालते हैं; अनुस्मारक प्रशासनिक देरी से निपटते हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: कार्यालय ज्ञाप वित्तीय स्वीकृतियों या अंतर-विभागीय संचार को बिना औपचारिक समारोहों के संभालते हैं; अनुस्मारक प्रशासनिक देरी से निपटते हैं।
| प्रारूपण उपकरणप्रारूपण उपकरण | हिन्दी शब्दहिन्दी शब्द | मुख्य प्रशासनिक कार्यमुख्य प्रशासनिक कार्य |
|---|---|---|
| कार्यालय ज्ञापकार्यालय ज्ञाप | कार्यालय ज्ञापकार्यालय ज्ञाप | वित्तीय स्वीकृति, अंतर-विभागीय संचार, अन्य पुरुष में उत्तरवित्तीय स्वीकृति, अंतर-विभागीय संचार, अन्य पुरुष में उत्तर |
| अनुस्मारकअनुस्मारक | अनुस्मारक / ताकीदअनुस्मारक / ताकीद | अधीनस्थ कार्यालयों से लंबित उत्तरों या अनुपालन में तेजी लानाअधीनस्थ कार्यालयों से लंबित उत्तरों या अनुपालन में तेजी लाना |
| पृष्ठांकनपृष्ठांकन | पृष्ठांकनपृष्ठांकन | अन्य संबंधित कार्यालयों को मूल पत्र/आदेश की प्रतियां अग्रेषित करनाअन्य संबंधित कार्यालयों को मूल पत्र/आदेश की प्रतियां अग्रेषित करना |
| अर्ध सरकारी पत्रअर्ध सरकारी पत्र | अर्ध सरकारी पत्रअर्ध सरकारी पत्र | अत्यावश्यक मामलों के लिए अधिकारियों के बीच सीधा पत्राचारअत्यावश्यक मामलों के लिए अधिकारियों के बीच सीधा पत्राचार |
- कार्यालय ज्ञापन (कार्यालय जिप) कार्यालय ज्ञाप का उपयोग वित्तीय स्वीकृति, नियमित सूचना साझा करने या बिना औपचारिक संबोधन के विभागों के बीच निर्णय संप्रेषित करने के लिए किया जाता है। कार्यालय ज्ञाप का उपयोग वित्तीय स्वीकृति, नियमित सूचना साझा करने या बिना औपचारिक संबोधन के विभागों के बीच निर्णय संप्रेषित करने के लिए किया जाता है।
- ज्ञापन में तीसरा व्यक्ति कार्यालय आदेशों की तरह, कार्यालय ज्ञाप भी सख्ती से अन्य पुरुष में तैयार किए जाते हैं, जिसमें जारी करने वाले अधिकारी और प्राप्तकर्ता को उनके आधिकारिक पदनामों से संदर्भित किया जाता है। कार्यालय आदेशों की तरह, कार्यालय ज्ञाप भी सख्ती से अन्य पुरुष में तैयार किए जाते हैं, जिसमें जारी करने वाले अधिकारी और प्राप्तकर्ता को उनके आधिकारिक पदनामों से संदर्भित किया जाता है।
- अनुस्मारक (अनुस्मारक/ताकीद) तब जारी किया जाता है जब किसी अधीनस्थ कार्यालय से उत्तर या कार्रवाई उचित समय सीमा से अधिक विलंबित हो; यह मूल पत्र की पत्रांक संख्या और दिनांक का संदर्भ देता है। तब जारी किया जाता है जब किसी अधीनस्थ कार्यालय से उत्तर या कार्रवाई उचित समय सीमा से अधिक विलंबित हो; यह मूल पत्र की पत्रांक संख्या और दिनांक का संदर्भ देता है।
- एकाधिक अनुस्मारक प्रशासनिक अभ्यास में अनुशासनात्मक कार्रवाई से पहले अक्सर प्रथम अनुस्मारक, द्वितीय अनुस्मारक और अंतिम ताकीद का उपयोग किया जाता है। प्रशासनिक अभ्यास में अनुशासनात्मक कार्रवाई से पहले अक्सर प्रथम अनुस्मारक, द्वितीय अनुस्मारक और अंतिम ताकीद का उपयोग किया जाता है।
- पृष्ठांकन किसी मुख्य दस्तावेज के नीचे या पीछे जोड़ा जाता है ताकि यह संकेत मिल सके कि प्रतियां सूचना या कार्रवाई के लिए निर्दिष्ट द्वितीयक अधिकारियों को अग्रेषित (पृष्ठांकित) कर दी गई हैं। किसी मुख्य दस्तावेज के नीचे या पीछे जोड़ा जाता है ताकि यह संकेत मिल सके कि प्रतियां सूचना या कार्रवाई के लिए निर्दिष्ट द्वितीयक अधिकारियों को अग्रेषित (पृष्ठांकित) कर दी गई हैं।
- अर्ध-आधिकारिक अपवाद (अर्ध सरकारी) अन्य सभी आधिकारिक प्रारूपों के विपरीत, अर्ध-सरकारी पत्र उत्तम पुरुष ('प्रिय श्री...') में तैयार किया जाता है और इसका उपयोग अधिकारियों के बीच तत्काल या गोपनीय पत्राचार के लिए किया जाता है। अन्य सभी आधिकारिक प्रारूपों के विपरीत, अर्ध-सरकारी पत्र उत्तम पुरुष ('प्रिय श्री...') में तैयार किया जाता है और इसका उपयोग अधिकारियों के बीच तत्काल या गोपनीय पत्राचार के लिए किया जाता है।
6. UPSSSC परीक्षा के उच्च-उपज वाले वस्तुनिष्ठ तथ्य एवं जाल 6. UPSSSC परीक्षा के उच्च-उपज वाले वस्तुनिष्ठ तथ्य एवं जाल
सीधा परीक्षा तथ्य: UPSSSC अक्सर शब्दावली में सूक्ष्म अंतर, प्रशासनिक शब्दों के सही हिन्दी समकक्ष और प्रारूपण घटकों के सटीक स्थान का परीक्षण करता है।
सीधा परीक्षा तथ्य: UPSSSC अक्सर शब्दावली में सूक्ष्म अंतर, प्रशासनिक शब्दों के सही हिन्दी समकक्ष और प्रारूपण घटकों के सटीक स्थान का परीक्षण करता है।
| अंग्रेजी शब्दअंग्रेजी शब्द | यूपी प्रशासनिक हिन्दी शब्दयूपी प्रशासनिक हिन्दी शब्द | सामान्य परीक्षा भ्रम / जालसामान्य परीक्षा भ्रम / जाल |
|---|---|---|
| Office OrderOffice Order | कार्यालय आदेशकार्यालय आदेश | कार्यालय ज्ञाप के साथ भ्रमितकार्यालय ज्ञाप के साथ भ्रमित |
| NotificationNotification | अधिसूचनाअधिसूचना | विज्ञप्ति के साथ भ्रमितविज्ञप्ति के साथ भ्रमित |
| CircularCircular | परिपत्र / गश्ती पत्रपरिपत्र / गश्ती पत्र | सामान्य सूचना के साथ भ्रमितसामान्य सूचना के साथ भ्रमित |
| EndorsementEndorsement | पृष्ठांकनपृष्ठांकन | संपुष्टि के साथ भ्रमितसंपुष्टि के साथ भ्रमित |
| ReminderReminder | अनुस्मारकअनुस्मारक | ताकीद के साथ भ्रमितताकीद के साथ भ्रमित |
- अनुवाद सटीकता उम्मीदवारों को सटीक हिन्दी-से-अंग्रेजी प्रशासनिक शब्दावली में महारत हासिल करनी चाहिए क्योंकि UPSSSC परीक्षाएं 'Endorsement' को 'पृष्ठांकन' जैसे शब्दों के सटीक मिलान का परीक्षण करती हैं। उम्मीदवारों को सटीक हिन्दी-से-अंग्रेजी प्रशासनिक शब्दावली में महारत हासिल करनी चाहिए क्योंकि UPSSSC परीक्षाएं 'Endorsement' को 'पृष्ठांकन' जैसे शब्दों के सटीक मिलान का परीक्षण करती हैं।
- अभिनंदन अभाव कार्यालय आदेशों, अधिसूचनाओं और परिपत्रों में 'महोदय' या 'भवदीय' जैसे पारंपरिक औपचारिक संबोधन या अभिवादन नहीं होते हैं। कार्यालय आदेशों, अधिसूचनाओं और परिपत्रों में 'महोदय' या 'भवदीय' जैसे पारंपरिक औपचारिक संबोधन या अभिवादन नहीं होते हैं।
- पदनाम मोहर हस्ताक्षर के नीचे सटीक आधिकारिक पदनाम शामिल करने में विफलता सख्त मूल्यांकन अंकन योजनाओं के तहत आधिकारिक प्रारूप को अमान्य कर देती है। हस्ताक्षर के नीचे सटीक आधिकारिक पदनाम शामिल करने में विफलता सख्त मूल्यांकन अंकन योजनाओं के तहत आधिकारिक प्रारूप को अमान्य कर देती है।
- राजपत्र आवश्यकता जाल प्रश्न अक्सर उम्मीदवारों को यह पूछकर भ्रमित करते हैं कि किस दस्तावेज के लिए अनिवार्य राजपत्र प्रकाशन की आवश्यकता होती है: सही उत्तर हमेशा 'अधिसूचना' है। प्रश्न अक्सर उम्मीदवारों को यह पूछकर भ्रमित करते हैं कि किस दस्तावेज के लिए अनिवार्य राजपत्र प्रकाशन की आवश्यकता होती है: सही उत्तर हमेशा 'अधिसूचना' है।
- स्थानांतरण आदेश वर्गीकरण यदि कोई प्रश्न पूछता है कि यूपी के भीतर तहसीलदार का स्थानांतरण करने के लिए किस दस्तावेज का उपयोग किया जाता है, तो सही विकल्प 'कार्यालय आदेश' है, न कि परिपत्र या अधिसूचना। यदि कोई प्रश्न पूछता है कि यूपी के भीतर तहसीलदार का स्थानांतरण करने के लिए किस दस्तावेज का उपयोग किया जाता है, तो सही विकल्प 'कार्यालय आदेश' है, न कि परिपत्र या अधिसूचना।
- लेआउट चिह्नों का मसौदा तैयार करना वर्णनात्मक या वस्तुनिष्ठ स्क्रीनिंग में, पत्रांक, दिनांक, प्रेषक और प्राप्तकर्ता की सही स्थिति का अधिकतम अंकन भार होता है। वर्णनात्मक या वस्तुनिष्ठ स्क्रीनिंग में, पत्रांक, दिनांक, प्रेषक और प्राप्तकर्ता की सही स्थिति का अधिकतम अंकन भार होता है।