शासकीय, अर्द्धशासकीय, वैयक्तिक तथा व्यावसायिक समस्याओं के निराकरण हेतु पत्र लेखन शासकीय, अर्द्धशासकीय, वैयक्तिक तथा व्यावसायिक समस्याओं के निराकरण हेतु पत्र लेखन
उत्तर प्रदेश अधीनस्थ सेवा चयन आयोग (UPSSSC) इंटरमीडिएट स्तरीय मुख्य परीक्षा हेतु शासकीय, अर्द्धशासकीय, वैयक्तिक एवं व्यावसायिक पत्रों पर विस्तृत अध्ययन नोट्स। उत्तर प्रदेश अधीनस्थ सेवा चयन आयोग (UPSSSC) इंटरमीडिएट स्तरीय मुख्य परीक्षा हेतु शासकीय, अर्द्धशासकीय, वैयक्तिक एवं व्यावसायिक पत्रों पर विस्तृत अध्ययन नोट्स।
1. उत्तर प्रदेश प्रशासन में शासकीय पत्राचार का परिचय 1. उत्तर प्रदेश प्रशासन में शासकीय पत्राचार का परिचय
सीधा परीक्षा तथ्य: शासकीय पत्र कानूनी रूप से बाध्यकारी, अवैयक्तिक संचार होते हैं, जो कड़ाई से एक सरकारी कार्यालय से दूसरे कार्यालय को या वैधानिक अधिकार के तहत नागरिकों को जारी किए जाते हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: शासकीय पत्र कानूनी रूप से बाध्यकारी, अवैयक्तिक संचार होते हैं, जो कड़ाई से एक सरकारी कार्यालय से दूसरे कार्यालय को या वैधानिक अधिकार के तहत नागरिकों को जारी किए जाते हैं।
| पत्र का प्रकारपत्र का प्रकार | प्राथमिक उद्देश्यप्राथमिक उद्देश्य | स्वर एवं भाषास्वर एवं भाषा | प्रेषक की पहचानप्रेषक की पहचान |
|---|---|---|---|
| शासकीय पत्र (Official Letter)शासकीय पत्र (Official Letter) | अंतर-विभागीय या सार्वजनिक संचारअंतर-विभागीय या सार्वजनिक संचार | औपचारिक, अवैयक्तिक, आधिकारिकऔपचारिक, अवैयक्तिक, आधिकारिक | पदनाम आधारित (पदनाम)पदनाम आधारित (पदनाम) |
| अर्द्धशासकीय पत्र (D.O. Letter)अर्द्धशासकीय पत्र (D.O. Letter) | अति आवश्यक या गोपनीय अंतर-अधिकारी मामलेअति आवश्यक या गोपनीय अंतर-अधिकारी मामले | अर्द्ध-औपचारिक, प्रत्यक्ष, सहयोगात्मकअर्द्ध-औपचारिक, प्रत्यक्ष, सहयोगात्मक | नाम और पदनाम (व्यक्तिगत नाम)नाम और पदनाम (व्यक्तिगत नाम) |
| वैयक्तिक पत्र (Personal Letter)वैयक्तिक पत्र (Personal Letter) | पारिवारिक, सामाजिक और भावनात्मक संबंधपारिवारिक, सामाजिक और भावनात्मक संबंध | अनौपचारिक, स्नेहपूर्ण, भावनात्मकअनौपचारिक, स्नेहपूर्ण, भावनात्मक | व्यक्तिगत नाम और संबंधव्यक्तिगत नाम और संबंध |
| व्यावसायिक पत्र (Business Letter)व्यावसायिक पत्र (Business Letter) | व्यावसायिक लेनदेन, आदेश, पूछताछव्यावसायिक लेनदेन, आदेश, पूछताछ | व्यावसायिक, सटीक, विनम्रव्यावसायिक, सटीक, विनम्र | फर्म/कंपनी का नाम और एजेंटफर्म/कंपनी का नाम और एजेंट |
- परिभाषा और दायरा शासकीय पत्राचार उत्तर प्रदेश सरकार में नौकरशाही संचार की रीढ़ है, जो उत्तर प्रदेश सचिवालय मैनुअल (UP Secretariat Manual) द्वारा शासित होता है। शासकीय पत्राचार उत्तर प्रदेश सरकार में नौकरशाही संचार की रीढ़ है, जो उत्तर प्रदेश सचिवालय मैनुअल (UP Secretariat Manual) द्वारा शासित होता है।
- संवैधानिक आधार भारत के संविधान के अनुच्छेद 345 से 348 देवनागरी लिपि में हिन्दी को उत्तर प्रदेश की राजभाषा के रूप में उपयोग करने का अधिकार देते हैं (उत्तर प्रदेश राजभाषा अधिनियम, 1951)। भारत के संविधान के अनुच्छेद 345 से 348 देवनागरी लिपि में हिन्दी को उत्तर प्रदेश की राजभाषा के रूप में उपयोग करने का अधिकार देते हैं (उत्तर प्रदेश राजभाषा अधिनियम, 1951)।
- अवैयक्तिकता सिद्धांत शासकीय पत्र कभी भी व्यक्तिगत राय व्यक्त नहीं करते; वे सरकार की सामूहिक इच्छा और नीति को दर्शाते हैं, जिन्हें कड़ाई से अन्य पुरुष (third person) में लिखा जाता है। शासकीय पत्र कभी भी व्यक्तिगत राय व्यक्त नहीं करते; वे सरकार की सामूहिक इच्छा और नीति को दर्शाते हैं, जिन्हें कड़ाई से अन्य पुरुष (third person) में लिखा जाता है।
- कानूनी बाध्यता प्रत्येक शासकीय पत्र कानूनी पवित्रता रखता है, जो भारतीय साक्ष्य अधिनियम के तहत अदालतों और प्रशासनिक न्यायाधिकरणों में दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है। प्रत्येक शासकीय पत्र कानूनी पवित्रता रखता है, जो भारतीय साक्ष्य अधिनियम के तहत अदालतों और प्रशासनिक न्यायाधिकरणों में दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।
- मानक शब्दावली UPSSSC परीक्षाओं में अक्सर मानक प्रशासनिक शब्दावली जैसे 'पृष्ठांकन' (Endorsement), 'अधिसूचना' (Notification), और 'परिपत्र' (Circular) का परीक्षण किया जाता है। UPSSSC परीक्षाओं में अक्सर मानक प्रशासनिक शब्दावली जैसे 'पृष्ठांकन' (Endorsement), 'अधिसूचना' (Notification), और 'परिपत्र' (Circular) का परीक्षण किया जाता है।
- रिकॉर्ड रखरखाव सभी आवक और जावक शासकीय पत्राचार को उत्तर प्रदेश सरकार के अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियों के अनुसार व्यवस्थित रूप से अनुक्रमित, डायरी-पंजीकृत और संग्रहीत किया जाना चाहिए। सभी आवक और जावक शासकीय पत्राचार को उत्तर प्रदेश सरकार के अभिलेख प्रतिधारण अनुसूचियों के अनुसार व्यवस्थित रूप से अनुक्रमित, डायरी-पंजीकृत और संग्रहीत किया जाना चाहिए।
2. शासकीय पत्र - संरचना एवं प्रारूपण नियम 2. शासकीय पत्र - संरचना एवं प्रारूपण नियम
सीधा परीक्षा तथ्य: शासकीय पत्र में, प्रेषक का पदनाम शीर्ष बाईं ओर लिखा जाता है, जबकि प्रेषक का नाम कभी उल्लेखित नहीं किया जाता; केवल आधिकारिक पद दिखाई देता है।
सीधा परीक्षा तथ्य: शासकीय पत्र में, प्रेषक का पदनाम शीर्ष बाईं ओर लिखा जाता है, जबकि प्रेषक का नाम कभी उल्लेखित नहीं किया जाता; केवल आधिकारिक पद दिखाई देता है।
| घटक का नामघटक का नाम | लेआउट में स्थानलेआउट में स्थान | प्रारूपण नियम / विवरणप्रारूपण नियम / विवरण | उदाहरण / प्रारूप विवरणउदाहरण / प्रारूप विवरण |
|---|---|---|---|
| प्रेषक (Sender Designation)प्रेषक (Sender Designation) | शीर्ष बायां / केंद्र-बायांशीर्ष बायां / केंद्र-बायां | व्यक्तिगत नाम के बिना पदनाम और विभाग का नामव्यक्तिगत नाम के बिना पदनाम और विभाग का नाम | सचिव, उत्तर प्रदेश शासन, लखनऊसचिव, उत्तर प्रदेश शासन, लखनऊ |
| पत्रांक संख्या (Dispatch No.)पत्रांक संख्या (Dispatch No.) | शीर्ष बायां (प्रेषक के नीचे)शीर्ष बायां (प्रेषक के नीचे) | फाइल संख्या, अनुभाग कोड, वर्ष और क्रम संख्याफाइल संख्या, अनुभाग कोड, वर्ष और क्रम संख्या | संख्या: 425/क-1-2023-14/का-2संख्या: 425/क-1-2023-14/का-2 |
| दिनांक (Date)दिनांक (Date) | शीर्ष दायां (पत्रांक के समानांतर)शीर्ष दायां (पत्रांक के समानांतर) | मानक संख्यात्मक प्रारूप में जारी करने की तिथिमानक संख्यात्मक प्रारूप में जारी करने की तिथि | दिनांक: 15 अक्टूबर, 2023दिनांक: 15 अक्टूबर, 2023 |
| सेवा में (Addressee)सेवा में (Addressee) | पत्रांक के नीचे बाईं ओर संरेखितपत्रांक के नीचे बाईं ओर संरेखित | प्राप्तकर्ता अधिकारी का पदनाम और पताप्राप्तकर्ता अधिकारी का पदनाम और पता | जिला मजिस्ट्रेट, कानपुर नगर।जिला मजिस्ट्रेट, कानपुर नगर। |
- पत्रांक संरचना पत्रांक संख्या में उत्तर प्रदेश सचिवालय के नियमों के अनुसार विभाग कोड, अनुभाग संख्या, कैलेंडर वर्ष और क्रम संख्या शामिल होती है। पत्रांक संख्या में उत्तर प्रदेश सचिवालय के नियमों के अनुसार विभाग कोड, अनुभाग संख्या, कैलेंडर वर्ष और क्रम संख्या शामिल होती है।
- विषय शीर्षक (विषय) विषय पत्र के मुख्य उद्देश्य का संक्षिप्त, एक-वाक्य का सारांश होना चाहिए, जिसे तत्काल दृश्य संदर्भ के लिए रेखांकित या हाइलाइट किया जाना चाहिए। विषय पत्र के मुख्य उद्देश्य का संक्षिप्त, एक-वाक्य का सारांश होना चाहिए, जिसे तत्काल दृश्य संदर्भ के लिए रेखांकित या हाइलाइट किया जाना चाहिए।
- सन्दर्भ/संदर्भ यदि पत्र अनुवर्ती (follow-up) है, तो पिछले पत्राचार के संदर्भ (जैसे 'आपका पत्र संख्या...') को विषय के ठीक नीचे उद्धृत किया जाना चाहिए। यदि पत्र अनुवर्ती (follow-up) है, तो पिछले पत्राचार के संदर्भ (जैसे 'आपका पत्र संख्या...') को विषय के ठीक नीचे उद्धृत किया जाना चाहिए।
- नमस्कार (महोदय) उत्तर प्रदेश सरकार के शासकीय पत्रों में अनिवार्य औपचारिक संबोधन 'महोदय' या 'महोदया' है, जिसके बाद अल्पविराम (comma) लगाया जाता है। उत्तर प्रदेश सरकार के शासकीय पत्रों में अनिवार्य औपचारिक संबोधन 'महोदय' या 'महोदया' है, जिसके बाद अल्पविराम (comma) लगाया जाता है।
- मुख्य भाग (मुख्य कलेवर) अनुच्छेदों में विभाजित: अनुच्छेद 1 संदर्भ/पृष्ठभूमि बताता है, अनुच्छेद 2 मुख्य निर्देशों/निर्णयों का विवरण देता है, और अनुच्छेद 3 अपेक्षित कार्रवाई निर्दिष्ट करता है। अनुच्छेदों में विभाजित: अनुच्छेद 1 संदर्भ/पृष्ठभूमि बताता है, अनुच्छेद 2 मुख्य निर्देशों/निर्णयों का विवरण देता है, और अनुच्छेद 3 अपेक्षित कार्रवाई निर्दिष्ट करता है।
- सदस्यता (स्व निर्देश) शासकीय पत्र के लिए अनिवार्य औपचारिक स्वनिर्देश 'भवदीय' है, जिसे नीचे दाईं ओर रखा जाता है। शासकीय पत्र के लिए अनिवार्य औपचारिक स्वनिर्देश 'भवदीय' है, जिसे नीचे दाईं ओर रखा जाता है।
- हस्ताक्षर एवं पदनाम भवदीय के नीचे, अधिकारी अपने आधिकारिक पदनाम और विभाग की मुहर के ऊपर अपना हस्ताक्षर करता है, जिसमें व्यक्तिगत फोन नंबर शामिल नहीं होते। भवदीय के नीचे, अधिकारी अपने आधिकारिक पदनाम और विभाग की मुहर के ऊपर अपना हस्ताक्षर करता है, जिसमें व्यक्तिगत फोन नंबर शामिल नहीं होते।
- पृष्ठांकन यदि प्रतियां अन्य कार्यालयों को भेजी जाती हैं, तो नीचे बाईं ओर सीसी प्राप्तकर्ताओं की सूची के साथ एक पृष्ठांकन अनुभाग जोड़ा जाता है। यदि प्रतियां अन्य कार्यालयों को भेजी जाती हैं, तो नीचे बाईं ओर सीसी प्राप्तकर्ताओं की सूची के साथ एक पृष्ठांकन अनुभाग जोड़ा जाता है।
3. अर्द्धशासकीय पत्र - अवधारणाएं एवं प्रारूप 3. अर्द्धशासकीय पत्र - अवधारणाएं एवं प्रारूप
सीधा परीक्षा तथ्य: अर्द्धशासकीय पत्रों का उपयोग गोपनीय, तत्काल या विलंबित अंतर-अधिकारी मामलों के लिए किया जाता है जहाँ आधिकारिक लालफीताशाही को दरकिनार करने की आवश्यकता होती है।
सीधा परीक्षा तथ्य: अर्द्धशासकीय पत्रों का उपयोग गोपनीय, तत्काल या विलंबित अंतर-अधिकारी मामलों के लिए किया जाता है जहाँ आधिकारिक लालफीताशाही को दरकिनार करने की आवश्यकता होती है।
| विशेषताविशेषता | शासकीय पत्रशासकीय पत्र | अर्द्धशासकीय पत्रअर्द्धशासकीय पत्र | परीक्षा प्रासंगिकतापरीक्षा प्रासंगिकता |
|---|---|---|---|
| संचार की प्रकृतिसंचार की प्रकृति | अवैयक्तिक एवं औपचारिकअवैयक्तिक एवं औपचारिक | अर्द्ध-औपचारिक एवं व्यक्तिगत स्पर्शअर्द्ध-औपचारिक एवं व्यक्तिगत स्पर्श | UPSSSC में अक्सर पूछा जाने वाला अंतरUPSSSC में अक्सर पूछा जाने वाला अंतर |
| प्रेषक की पहचानप्रेषक की पहचान | केवल पदनामकेवल पदनाम | शीर्ष बाईं ओर नाम और पदनामशीर्ष बाईं ओर नाम और पदनाम | D.O. प्रारूप की पहचान के लिए महत्वपूर्णD.O. प्रारूप की पहचान के लिए महत्वपूर्ण |
| प्राप्तकर्ताप्राप्तकर्ता | कार्यालय पदनामकार्यालय पदनाम | नाम और पदनाम द्वारा विशिष्ट अधिकारीनाम और पदनाम द्वारा विशिष्ट अधिकारी | लक्षित व्यक्तिगत जवाबदेहीलक्षित व्यक्तिगत जवाबदेही |
| संबोधनसंबोधन | महोदयमहोदय | प्रिय श्री / प्रिय महोदयप्रिय श्री / प्रिय महोदय | सही सम्मानजनक अभिवादन का उपयोग करनासही सम्मानजनक अभिवादन का उपयोग करना |
- उद्देश्य और उपयोग अर्द्धशासकीय पत्रों का आदान-प्रदान समान या भिन्न रैंक के राजपत्रित अधिकारियों के बीच रुकी हुई फाइलों में तेजी लाने, व्यक्तिगत हस्तक्षेप मांगने या गोपनीय नीतिगत मामलों पर चर्चा करने के लिए किया जाता है। अर्द्धशासकीय पत्रों का आदान-प्रदान समान या भिन्न रैंक के राजपत्रित अधिकारियों के बीच रुकी हुई फाइलों में तेजी लाने, व्यक्तिगत हस्तक्षेप मांगने या गोपनीय नीतिगत मामलों पर चर्चा करने के लिए किया जाता है।
- प्रेषक का नाम प्लेसमेंट शासकीय पत्रों के विपरीत, प्रेषक का व्यक्तिगत नाम शीर्ष बाईं ओर दिखाई देता है, जिसके बाद उनका आधिकारिक पदनाम और टेलीफोन नंबर होता है। शासकीय पत्रों के विपरीत, प्रेषक का व्यक्तिगत नाम शीर्ष बाईं ओर दिखाई देता है, जिसके बाद उनका आधिकारिक पदनाम और टेलीफोन नंबर होता है।
- डिस्पैच नंबर प्लेसमेंट अर्द्धशासकीय संदर्भ संख्या (संख्या) शीर्ष बाईं ओर, प्रेषक के नाम ब्लॉक के ठीक ऊपर या नीचे रखी जाती है। अर्द्धशासकीय संदर्भ संख्या (संख्या) शीर्ष बाईं ओर, प्रेषक के नाम ब्लॉक के ठीक ऊपर या नीचे रखी जाती है।
- दिनांक प्लेसमेंट दिनांक शीर्ष दाएं कोने पर लिखी जाती है, जो सरकारी पत्राचार के मानक सम्मेलन से मेल खाती है। दिनांक शीर्ष दाएं कोने पर लिखी जाती है, जो सरकारी पत्राचार के मानक सम्मेलन से मेल खाती है।
- प्रणाम सूक्ष्मता संबोधन सम्मानजनक लेकिन प्रत्यक्ष होता है, जैसे 'प्रिय श्री शर्मा' या 'प्रिय महोदय', जो अवैयक्तिक 'महोदय' का स्थान लेता है। संबोधन सम्मानजनक लेकिन प्रत्यक्ष होता है, जैसे 'प्रिय श्री शर्मा' या 'प्रिय महोदय', जो अवैयक्तिक 'महोदय' का स्थान लेता है।
- प्रथम व्यक्ति सर्वनाम अर्द्धशासकीय पत्र अधिकारियों के बीच सीधा तालमेल और व्यक्तिगत जिम्मेदारी स्थापित करने के लिए उत्तम पुरुष सर्वनाम ('मैं', 'हम') के उपयोग की अनुमति देते हैं। अर्द्धशासकीय पत्र अधिकारियों के बीच सीधा तालमेल और व्यक्तिगत जिम्मेदारी स्थापित करने के लिए उत्तम पुरुष सर्वनाम ('मैं', 'हम') के उपयोग की अनुमति देते हैं।
- सदस्यता (स्व निर्देश) अर्द्धशासकीय पत्र के लिए मानक स्वनिर्देश 'सस्नेह', 'शुभचिन्तक', या 'आपकादीय' है, जिसे नीचे दाईं ओर रखा जाता है। अर्द्धशासकीय पत्र के लिए मानक स्वनिर्देश 'सस्नेह', 'शुभचिन्तक', या 'आपकादीय' है, जिसे नीचे दाईं ओर रखा जाता है।
- गोपनीयता अंकन अर्द्धशासकीय पत्रों पर अक्सर 'गोपनीय' (Confidential) की मुहर होती है और इन्हें प्राप्तकर्ता अधिकारी के गोपनीय सेल द्वारा व्यक्तिगत रूप से संभाला जाता है। अर्द्धशासकीय पत्रों पर अक्सर 'गोपनीय' (Confidential) की मुहर होती है और इन्हें प्राप्तकर्ता अधिकारी के गोपनीय सेल द्वारा व्यक्तिगत रूप से संभाला जाता है।
4. वैयक्तिक पत्र - स्वर और शब्दावली 4. वैयक्तिक पत्र - स्वर और शब्दावली
सीधा परीक्षा तथ्य: वैयक्तिक पत्र पूरी तरह से भावनात्मक भागफल, पारिवारिक संबंधों और अनौपचारिक शब्दावली पर निर्भर करते हैं, जो वैधानिक प्रारूपों से पूरी तरह मुक्त होते हैं।
सीधा परीक्षा तथ्य: वैयक्तिक पत्र पूरी तरह से भावनात्मक भागफल, पारिवारिक संबंधों और अनौपचारिक शब्दावली पर निर्भर करते हैं, जो वैधानिक प्रारूपों से पूरी तरह मुक्त होते हैं।
| संबंधसंबंध | उपयुक्त संबोधनउपयुक्त संबोधन | उपयुक्त स्वनिर्देशउपयुक्त स्वनिर्देश | मुख्य स्वर विशेषतामुख्य स्वर विशेषता |
|---|---|---|---|
| माता-पिता / बुजुर्गमाता-पिता / बुजुर्ग | पूज्य पिताजी / आदरणीय माताजीपूज्य पिताजी / आदरणीय माताजी | आपका आज्ञाकारी पुत्र / पुत्रीआपका आज्ञाकारी पुत्र / पुत्री | अत्यधिक सम्मान और श्रद्धाअत्यधिक सम्मान और श्रद्धा |
| छोटे भाई-बहन / बच्चेछोटे भाई-बहन / बच्चे | प्रिय आयुष्मान / स्नेहिल [नाम]प्रिय आयुष्मान / स्नेहिल [नाम] | शुभचिन्तक / तुम्हारा बड़ा भाईशुभचिन्तक / तुम्हारा बड़ा भाई | स्नेहपूर्ण, मार्गदर्शक और प्रेमपूर्णस्नेहपूर्ण, मार्गदर्शक और प्रेमपूर्ण |
| मित्र / सहकर्मीमित्र / सहकर्मी | प्रिय मित्र [नाम] / सस्नेह नमस्कारप्रिय मित्र [नाम] / सस्नेह नमस्कार | तुम्हारा अभिन्न मित्रतुम्हारा अभिन्न मित्र | अनौपचारिक, समान और स्पष्टअनौपचारिक, समान और स्पष्ट |
| रिश्तेदार (चाचा/चाची)रिश्तेदार (चाचा/चाची) | सादर चरणस्पर्श / पूज्य चाचाजीसादर चरणस्पर्श / पूज्य चाचाजी | आपका स्नेही / भतीजाआपका स्नेही / भतीजा | पारंपरिक सांस्कृतिक शिष्टाचारपारंपरिक सांस्कृतिक शिष्टाचार |
- अनौपचारिक संरचना वैयक्तिक पत्रों के लिए पत्रांक संख्या, विषय पंक्तियों, कार्यालय मुहरों या औपचारिक पदनामों की आवश्यकता नहीं होती है। वैयक्तिक पत्रों के लिए पत्रांक संख्या, विषय पंक्तियों, कार्यालय मुहरों या औपचारिक पदनामों की आवश्यकता नहीं होती है।
- प्रेषक का पता एवं दिनांक लेखक का आवासीय पता और दिनांक पत्र के शीर्ष दाएं कोने पर लिखा जाता है। लेखक का आवासीय पता और दिनांक पत्र के शीर्ष दाएं कोने पर लिखा जाता है।
- अभिव्यंजक भाषा भाषा गर्मजोशी भरी, भावनात्मक और अभिव्यंजक होती है, जिसमें मुहावरों, बोलचाल की भाषा और व्यक्तिगत उपाख्यानों का स्वतंत्र रूप से उपयोग किया जाता है। भाषा गर्मजोशी भरी, भावनात्मक और अभिव्यंजक होती है, जिसमें मुहावरों, बोलचाल की भाषा और व्यक्तिगत उपाख्यानों का स्वतंत्र रूप से उपयोग किया जाता है।
- कुशलक्षेम के बारे में पूछताछ पारंपरिक रूप से, वैयक्तिक पत्र परिवार के स्वास्थ्य के बारे में पूछताछ के साथ शुरू होते हैं ('यहाँ सब कुशल है, आशा है आप भी सकुशल होंगे')। पारंपरिक रूप से, वैयक्तिक पत्र परिवार के स्वास्थ्य के बारे में पूछताछ के साथ शुरू होते हैं ('यहाँ सब कुशल है, आशा है आप भी सकुशल होंगे')।
- यूपी में सांस्कृतिक शिष्टाचार उत्तर प्रदेश के क्षेत्रीय संदर्भों में, बुजुर्गों को पारंपरिक अभिवादन जैसे 'चरणस्पर्श' या 'सादर प्रणाम' के साथ संबोधित करना अनिवार्य है। उत्तर प्रदेश के क्षेत्रीय संदर्भों में, बुजुर्गों को पारंपरिक अभिवादन जैसे 'चरणस्पर्श' या 'सादर प्रणाम' के साथ संबोधित करना अनिवार्य है।
- समापन वाक्य पत्रों का समापन हस्ताक्षर करने से पहले बुजुर्गों के प्रति सम्मान और छोटों के प्रति प्रेम के साथ होता है ('बड़ों को प्रणाम, छोटों को स्नेह')। पत्रों का समापन हस्ताक्षर करने से पहले बुजुर्गों के प्रति सम्मान और छोटों के प्रति प्रेम के साथ होता है ('बड़ों को प्रणाम, छोटों को स्नेह')।
5. व्यावसायिक पत्र - मानक एवं पूछताछ 5. व्यावसायिक पत्र - मानक एवं पूछताछ
सीधा परीक्षा तथ्य: व्यावसायिक पत्र सटीक, विनम्र, कानूनी रूप से स्पष्ट और विशिष्ट व्यावसायिक शीर्षकों के साथ संरचित होने चाहिए।
सीधा परीक्षा तथ्य: व्यावसायिक पत्र सटीक, विनम्र, कानूनी रूप से स्पष्ट और विशिष्ट व्यावसायिक शीर्षकों के साथ संरचित होने चाहिए।
| व्यावसायिक प्रकारव्यावसायिक प्रकार | मुख्य उद्देश्यमुख्य उद्देश्य | मानक शब्दावली / वाक्यांशमानक शब्दावली / वाक्यांश | अपेक्षित कार्रवाईअपेक्षित कार्रवाई |
|---|---|---|---|
| व्यावसायिक पूछताछव्यावसायिक पूछताछ | कैटलॉग, मूल्य सूची, शर्तें मांगनाकैटलॉग, मूल्य सूची, शर्तें मांगना | कृपया अपने उत्पादों की मूल्य सूची...कृपया अपने उत्पादों की मूल्य सूची... | ब्रोशर/कोटेशन भेजनाब्रोशर/कोटेशन भेजना |
| ऑर्डर देनाऑर्डर देना | माल/सेवाएं खरीदनामाल/सेवाएं खरीदना | आपके पत्र दिनांक... के संदर्भ में आर्डर...आपके पत्र दिनांक... के संदर्भ में आर्डर... | माल का निष्पादन और वितरणमाल का निष्पादन और वितरण |
| शिकायत पत्रशिकायत पत्र | दोष, देरी, क्षति की रिपोर्ट करनादोष, देरी, क्षति की रिपोर्ट करना | हमें अत्यंत खेद के साथ सूचित करना पड़ रहा...हमें अत्यंत खेद के साथ सूचित करना पड़ रहा... | प्रतिस्थापन या मुआवजाप्रतिस्थापन या मुआवजा |
| भुगतान अनुस्मारकभुगतान अनुस्मारक | अतिदेय भुगतान का अनुरोधअतिदेय भुगतान का अनुरोध | शीघ्र भुगतान हेतु अनुस्मारक...शीघ्र भुगतान हेतु अनुस्मारक... | बकाया राशि का तुरंत भुगतानबकाया राशि का तुरंत भुगतान |
- लेटरहेड अधिदेश व्यावसायिक पत्र अनिवार्य रूप से आधिकारिक कंपनी लेटरहेड पर मुद्रित होते हैं जिनमें GSTIN, CIN, पंजीकृत कार्यालय का पता और संपर्क विवरण होता है। व्यावसायिक पत्र अनिवार्य रूप से आधिकारिक कंपनी लेटरहेड पर मुद्रित होते हैं जिनमें GSTIN, CIN, पंजीकृत कार्यालय का पता और संपर्क विवरण होता है।
- संदर्भ एवं आदेश क्रमांक स्पष्ट ट्रैकिंग के लिए विशिष्ट कैटलॉग संदर्भ संख्या, कोटेशन संख्या या खरीद आदेश (PO) संख्या शामिल होनी चाहिए। स्पष्ट ट्रैकिंग के लिए विशिष्ट कैटलॉग संदर्भ संख्या, कोटेशन संख्या या खरीद आदेश (PO) संख्या शामिल होनी चाहिए।
- औपचारिक सौजन्य शिकायत पत्रों में भी, स्वर कड़ाई से विनम्र, पेशेवर और गैर-अपमानजनक होना चाहिए ('प्रिय महोदय' या 'प्रबंधक महोदय')। शिकायत पत्रों में भी, स्वर कड़ाई से विनम्र, पेशेवर और गैर-अपमानजनक होना चाहिए ('प्रिय महोदय' या 'प्रबंधक महोदय')।
- शर्तों में स्पष्टता माल ढुलाई, छूट, वितरण समयसीमा और भुगतान के तरीके के संबंध में व्यावसायिक शर्तों को कानूनी विवादों से बचने के लिए स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए। माल ढुलाई, छूट, वितरण समयसीमा और भुगतान के तरीके के संबंध में व्यावसायिक शर्तों को कानूनी विवादों से बचने के लिए स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।
- सदस्यता सूत्र व्यावसायिक पत्र के लिए मानक स्वनिर्देश 'भवदीय' है, जिसके बाद अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का पदनाम होता है (जैसे 'प्रबंधक - क्रय विभाग')। व्यावसायिक पत्र के लिए मानक स्वनिर्देश 'भवदीय' है, जिसके बाद अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता का पदनाम होता है (जैसे 'प्रबंधक - क्रय विभाग')।
- संलग्नक (संलग्नक) व्यावसायिक पत्रों में अक्सर डिमांड ड्राफ्ट, खरीद आदेश, विनिर्देश या बिल संलग्न होते हैं, जिन्हें नीचे बाईं ओर 'संलग्नक' के तहत स्पष्ट रूप से इंगित किया जाता है। व्यावसायिक पत्रों में अक्सर डिमांड ड्राफ्ट, खरीद आदेश, विनिर्देश या बिल संलग्न होते हैं, जिन्हें नीचे बाईं ओर 'संलग्नक' के तहत स्पष्ट रूप से इंगित किया जाता है।
6. UPSSSC परीक्षा विशेष नियम एवं सामान्य त्रुटियां 6. UPSSSC परीक्षा विशेष नियम एवं सामान्य त्रुटियां
सीधा परीक्षा तथ्य: UPSSSC की वर्णनात्मक और वस्तुनिष्ठ पत्र-लेखन प्रश्नों में, 'भवदीय' को 'सस्नेह' के साथ मिलाना या पत्रांक संख्या को गलत स्थान पर रखने से नकारात्मक अंकन होता है।
सीधा परीक्षा तथ्य: UPSSSC की वर्णनात्मक और वस्तुनिष्ठ पत्र-लेखन प्रश्नों में, 'भवदीय' को 'सस्नेह' के साथ मिलाना या पत्रांक संख्या को गलत स्थान पर रखने से नकारात्मक अंकन होता है।
| प्रारूपण तत्वप्रारूपण तत्व | सही अभ्याससही अभ्यास | सामान्य छात्र त्रुटिसामान्य छात्र त्रुटि | परीक्षा परिणामपरीक्षा परिणाम |
|---|---|---|---|
| शासकीय पत्र हस्ताक्षरशासकीय पत्र हस्ताक्षर | केवल पदनाम, कोई व्यक्तिगत नाम नहींकेवल पदनाम, कोई व्यक्तिगत नाम नहीं | व्यक्तिगत नाम और फोन नंबर लिखनाव्यक्तिगत नाम और फोन नंबर लिखना | नियम उल्लंघन के लिए अंक कटौतीनियम उल्लंघन के लिए अंक कटौती |
| अर्द्धशासकीय पत्र संबोधनअर्द्धशासकीय पत्र संबोधन | प्रिय श्री [नाम]प्रिय श्री [नाम] | महोदयमहोदय | D.O. शिष्टाचार को पहचानने में विफलताD.O. शिष्टाचार को पहचानने में विफलता |
| दिनांक प्रारूपदिनांक प्रारूप | 15 अक्टूबर, 202315 अक्टूबर, 2023 | 15/10/2023 (औपचारिक मुख्य भाग में)15/10/2023 (औपचारिक मुख्य भाग में) | गैर-मानक प्रशासनिक हिन्दी प्रारूपगैर-मानक प्रशासनिक हिन्दी प्रारूप |
| स्वनिर्देश संरेखणस्वनिर्देश संरेखण | नीचे दाईं ओरनीचे दाईं ओर | नीचे बाईं ओरनीचे बाईं ओर | हिन्दी पत्र प्रारूपण में लेआउट त्रुटिहिन्दी पत्र प्रारूपण में लेआउट त्रुटि |
- पदनाम नियम शासकीय पत्रों में, पदनाम के ऊपर अधिकारी का व्यक्तिगत नाम कभी न लिखें; कार्यालय एक कानूनी इकाई के रूप में कार्य करता है। शासकीय पत्रों में, पदनाम के ऊपर अधिकारी का व्यक्तिगत नाम कभी न लिखें; कार्यालय एक कानूनी इकाई के रूप में कार्य करता है।
- विराम चिह्न परिशुद्धता संबोधन के बाद विराम चिह्न जैसे अल्पविराम ('महोदय,') और अनुच्छेद के अंत में पूर्ण विराम कड़ाई से हिन्दी व्याकरण के नियमों का पालन करना चाहिए। संबोधन के बाद विराम चिह्न जैसे अल्पविराम ('महोदय,') और अनुच्छेद के अंत में पूर्ण विराम कड़ाई से हिन्दी व्याकरण के नियमों का पालन करना चाहिए।
- अंग्रेजी शब्दजाल से बचें जब तक कानूनी रूप से अनिवार्य न हो, अंग्रेजी तकनीकी शब्दों से बचना चाहिए या उत्तर प्रदेश राजभाषा दिशानिर्देशों के अनुसार देवनागरी लिपि में सही ढंग से लिप्यंतरित किया जाना चाहिए। जब तक कानूनी रूप से अनिवार्य न हो, अंग्रेजी तकनीकी शब्दों से बचना चाहिए या उत्तर प्रदेश राजभाषा दिशानिर्देशों के अनुसार देवनागरी लिपि में सही ढंग से लिप्यंतरित किया जाना चाहिए।
- संरेखण नियम प्रेषक विवरण, पत्रांक संख्या और संलग्नक बाईं ओर संरेखित होते हैं, जबकि दिनांक और स्वनिर्देश दाईं ओर संरेखित होते हैं। प्रेषक विवरण, पत्रांक संख्या और संलग्नक बाईं ओर संरेखित होते हैं, जबकि दिनांक और स्वनिर्देश दाईं ओर संरेखित होते हैं।
- पिछले वर्ष के रुझान UPSSSC अक्सर अर्द्धशासकीय पत्रों ('सस्नेह' / 'शुभचिन्तक') बनाम शासकीय पत्रों ('भवदीय') के लिए सही स्वनिर्देशों की पहचान करने पर MCQ पूछता है। UPSSSC अक्सर अर्द्धशासकीय पत्रों ('सस्नेह' / 'शुभचिन्तक') बनाम शासकीय पत्रों ('भवदीय') के लिए सही स्वनिर्देशों की पहचान करने पर MCQ पूछता है।
- प्रारूपण सटीकता मुख्य परीक्षा के वर्णनात्मक प्रश्नों में अधिकतम अंक प्राप्त करने के लिए काल्पनिक पत्रांक संख्या (जैसे संख्या: 120/स्थापना-2/2023) के साथ पूर्ण पत्रों का प्रारूपण करने का अभ्यास करें। मुख्य परीक्षा के वर्णनात्मक प्रश्नों में अधिकतम अंक प्राप्त करने के लिए काल्पनिक पत्रांक संख्या (जैसे संख्या: 120/स्थापना-2/2023) के साथ पूर्ण पत्रों का प्रारूपण करने का अभ्यास करें।